Jos olet vaikkapa lomalla tai muuten poissa jonkin aikaa, et ehkä ehdi tai halua tarkistaa sähköpostiasi. Silloin on hyvä idea ilmoittaa sähköpostin lähettäjille, ettet ole tavoitettavissa.
Se onnistuu automaattisella vastausviestillä.
Automaattivastaus on sähköpostipalveluiden ominaisuus, joka lähettää automaattisesti ennalta asetetun viestin niille, jotka ottavat sinuun yhteyttä.
Se on helppo ottaa käyttöön sekä Gmailissa että Hotmailissa, joka tunnetaan myös nimellä Outlook. Sitten voit nauttia ajastasi poissa ruudun äärestä huolehtimatta vastaamattomista sähköposteista.
Muista kuitenkin poistaa automaattiset vastaukset käytöstä, kun palaat reissusta. Sitten viestin lähettäjät tietävät, että olet jälleen saatavilla.
LUE MYÖS: Tämän vuoksi toinen sähköpostiosoite on hyvä olla
Laadi automaattinen vastaus Outlookissa
Mikäli käytät Outlookia, joka tunnetaan myös nimellä Hotmail, voit luoda automaattisen vastauksen tietyksi ajaksi tai pysyvän automaattisen vastauksen.
Voit myös valita, lähetetäänkö automaattinen vastaus kaikille vai vain ennalta lisäämillesi yhteystiedoille.
Toimi näin:
- Napsauta hammasratasta yläoikealla.
- Valitse vasemmalta ylhäältä kohta Sähköposti.
- Napsauta kohtaa Automaattiset vastaukset.
- Valitse Ota automaattiset vastaukset käyttöön.
- Jos haluat, että automaattivastausta käytetään vain tietyn ajan, niin lisää rasti kohtaan Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana ja valitse kesto.
- Kirjoita vastausviesti tekstikenttään.
- Jos haluat, että automaattinen vastaus lähetetään vain ennalta lisäämillesi yhteystiedoille, valitse Lähetä vastaukset vain yhteyshenkilöille. Jätä muuten kyseinen kohta ennalleen.
- Napsauta vielä Tallenna-painiketta alhaalla oikealla.
LUE MYÖS: Sekaannuksia riittämiin: Outlook vaihtaa nimensä
Laadi automaattinen vastaus Gmailissa
Gmailissa on helppo määrittää automaattisia vastauksia, jotka ovat joko pysyviä tai vain tietyn ajan voimassa olevia. Voit myös valita, lähetätkö automaattisen vastauksen vain aiemmin lisäämillesi yhteystiedoille.
Toimi näin:
- Avaa Gmail ja napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratasta.
- Valitse Näytä kaikki asetukset.
- Siirry välilehdelle Yleiset ja vieritä sivua alas.
- Napsauta kohtaa Automaattinen omaviesti käytössä.
- Merkitse kohtaan Ensimmäinen päivä ajankohta, jolloin viesti otetaan käyttöön.
- Napsauta kohtaa Viimeinen päivä ja valitse päättymispäivä, jos se on tarpeen.
- Voit valita otsikon automaattivastaukselle kohdassa Aihe ja kirjoittaa vaikkapa “Olen lomalla”.
- Lisää kenttään Viesti varsinainen vastausviesti.
- Valitse kohta Vastaa vain yhteystiedoissa oleville ihmisille, jos haluat lähettää automaattisen vastauksen vain tuttaville.
- Napsauta lopuksi painiketta Tallenna muutokset.
LUE MYÖS: Näin käännät Gmailin sähköpostiviestit