Sähkölaskut, kuitit, käyttöohjeet, puheet, koulutehtävät ja kirjeet. Ne ovat kaikki tavallaan tärkeitä papereita, mutta niitä ei välttämättä halua säilyttää ikuisesti. Useimmissa kodeissa ne vain lojuvat laatikossa, kunnes ne jonain päivänä päätetään heittää pois.
Samassa laatikossa voi olla myös vuokrasopimuksia, pöytäkirjoja, maksutositteita ja muita oikeasti tärkeitä asiakirjoja, joiden ei saa missään nimessä hävitä. Yhteistä näille erityyppisille asiakirjoille on se, että niistä kannattaa ottaa digitaalinen kopio. Siten ne eivät makaa sotkuisena kasana kotona ja niistä on kopio olemassa, jos alkuperäiselle sattuu jotain.
Puhelin korvaa skannerin
Sama koskee myös paperisia valokuvia. Niitä on mukava säilyttää albumissa ja näyttää sukulaisille ja ystäville. Tulipalojen, varkauksien ja muiden vastaavien onnettomuuksien varalta niistä on kuitenkin hyvä olla olemassa myös digitaalinen kopio.
Ja kun ne ovat digitaalisessa muodossa tietokoneella, niitä voi kätevästi myös käsitellä vähän paremmiksi. Sekä asiakirjojen että valokuvien skannaamiseen tarvittiin ennen vanhaan tietokoneeseen liitetty skanneri, mutta nykyään se ei enää ole välttämätön. Kunhan puhelimessa on kunnollinen kamera, tässä artikkelissa esitellyt sovellukset voivat korvata suuren ja hankalan skannerin.
Hyvät ohjelmistot ratkaisevat
Näppärien ohjelmien avulla puhelimet pystyvät kuin taikaiskusta ottamaan valokuvista ja asiakirjoista hyviä digitaalisia kopioita. Tässä artikkelissa esitellyistä ohjelmista Google Kuvien PhotoScan poistaa häiritsevän heijastuksen, joka valokuvista otetuissa kuvissa usein näkyy.
Adobe Scan puolestaan tekee tekstistä terävää ja helppolukuista käyttämällä nerokkaita ohjelman sisäisiä suodattimia, jotka poistavat asiakirjasta kohinaa ja värieroja. Näillä ohjelmilla voi siis varmistaa, että perheen tärkeät asiakirjat ja valokuvat ovat aina tallessa ja turvassa. Digitaaliset kopiot kannattaa varmuuskopioida kahteen eri paikkaan – yksi kopio esimerkiksi ulkoiselle kiintolevylle ja toinen Google Driven tai OneDriven kaltaiseen verkkopalveluun.
Jos kiintolevylle sattuu jotain, tiedostot ovat yhä tallessa pilvessä – ja päinvastoin. Nyt ei siis ole enää mitään tekosyytä olla tarttumatta toimeen. Työhön tarvitaan vain älypuhelin, kaksi sovellusta ja Google-tili. Ja ei kun homma käyntiin. Joskus tulevaisuudessa saat vielä kiittää itseäsi.
Puhelimesta skanneriksi
Asiakirjoista, valokuvista ja muista tärkeistä papereista saa otettua digitaalisia kopioita nopeasti ja vaivattomasti kahden kätevän sovelluksen avulla. Seuraavassa kerromme, miten se tapahtuu.