Yrityksissä sen paremmin kuin kerhoissa tai yhdistyksissä ei nyt voi kokoontua joukolla samaan pöydän ääreen puimaan asioita.
Sähköpostitse hoituvat helposti monet asiat niin, että muuta kontaktia ei tarvitse ottaa.
On kuitenkin asioita, jotka hoituvat mukavammin ja helpommin elävän kuvan ryydittämällä etäviestinnällä.
Videopalaveri hoituu netissä helposti
Videopuhelu on kätevä tapa pitää yhteyttä, ja moni on varmasti soittanut kahdenkeskisiä videopuheluita esimerkiksi Skypellä.
Entä sitten, kun osallistujia on useita?
Helposti tulee mieleen, että usean osanottajan videokokous on vaikea järjestää ja vaatii teknistä osaamista.
Näin ei kuitenkaan ole, sillä nykytekniikka mahdollistaa monen käyttäjän videopuhelut ilman raskasta erillistä tekniikkaa.
Moni verkkopalvelu tarjoaa jopa ilmaiseksi usean käyttäjän videopuhelut.
Videopuhelu onnistuu tietokoneella, jossa on webkamera ja mikrofoni, joista jälkimmäinen on osa laitteistoa, kun webkamera on kiinteänä, kuten e kannettavissa usein on.
Myös älypuhelimella voi osallistua videokokoukseen
Alla mainituille palveluille on yhteistä se, että niillä pääsee kokoustamaan sekä tietokoneella että puhelimella.
Näin videokokous sujuu hyvin:
- Varmista, että laitteesi toimii palvelun kanssa. Testaa, että kuva näkyy ja ääni kuuluu. Voit testata tietokoneen kameran ja mikrofonin Windowsin asetuksissa. Voit myös tehdä koesoiton esimerkiksi kutsumalla itsesi kokoukseen.
- Aloittakaa tervehdyskierroksella, jotta selviää, että kaikki näkevät ja kuulevat toisensa.
- Valitkaa kokouksen puheenjohtaja, joka jakaa puheenvuorot. Näin vältytte puhumasta toistenne päälle.
- Mikrofonin voi sammuttaa silloin, kun itse ei puhu, niin et aiheuta vahingossa turhaa hälyä.
- Puhu hitaasti ja selvästi. Pyri puhumaan lähellä mikrofonia, jotta äänenlaatu on mahdollisimman hyvä.
- Ole kärsivällinen, kun joku osallistujista esimerkiksi opettelee sulkemaan mikrofoninsa tai jakamaan näyttönsä muille.
- Sopikaa jonkinlaiset säännöt, esimerkiksi että käden nosto ilmaisee halua kysyä tai puhua.
- Jos yhteys huononee kesken kaiken, silloin voi auttaa, kun osa osallistujista sulkee kameransa. He voivat edelleen kuunnella, ja kameran voi käynnistää, kun aa puheenvuoron.
Zoomilla lisää ominaisuuksia
Zoom on melko tuore palvelu, jossa on muun muassa kaksi hyödyllistä ominaisuutta.
Ensinnäkin osallistujia voi kerrallaan olla jopa sata. Toiseksi osallistujia voi jakaa alaryhmiin.
Juuri alaryhmät ovat olleet yksi tärkeä syy Zoomin suosioon koronakriisin aikana.
Zoomilla oli alkuun tietoturvaongelmia.
Zoomin ongelmat kuitenkin korjattiin huhtikuun lopulla.
32 hengen FaceTime-tapaaminen
Applen ratkaisu videopuheluihin on nimeltään FaceTime.
FaceTime on oletuksena Mac-tietokoneissa, iPhoneissa ja iPadeissa.
FaceTimen ominaisuuksiin kuuluu muun muassa mahdollisuus 32 osallistujan videopuheluihin.
Rajoituksena on, että FaceTime toimii vain Applen laitteilla.
Facebookiin tulossa ryhmäpuhelut
Messenger Rooms on Facebookin tulossa oleva palvelu, joka tarjoaa samoja toimintoja kuin muun muassa Skype, Teams ja Hangouts.
Facebook-käyttäjät voivat osallistua Facebookin, Instagramin tai Messengerin kautta jopa 50 osallistujan videochattiin. Kaikilla osallistujilla ei tarvitse olla Facebook-tiliä.
Facebook heittää haasteen etätyösovelluksille. Messenger Roomsilla voi videochatata Messsengerissä ja WhatsAppissa jopa 50 hengen porukalla. Vain järjestäjällä pitää olla Facebook-tili.
Soita videopuhelu Google Hangoutsilla
Googlen Hangouts on ilmainen chatti- ja videopuhelupalvelu.
Hangoutsissa voi järjestää 25 osallistujan videopalaverin.
Käyttöönotto hoituu parissa minuutissa, kunhan käytössä on Google-tili. Kokoukseen kutsutuilla ei tarvitse olla Google-tiliä, vaan he voivat osallistua kokoukseen järjestäjän lähettämän linkin avulla.
> Hangoutsin saa käyttöön täällä
Skype sopii ryhmätapaamisiin
Skype on Microsoftin pikaviestipalvelu, jolla voi soittaa myös ääni- ja videopuheluita sekä ryhmävideopuheluita.
Ryhmävideopuhelussa voi olla 50 osallistujaa.
Skype-ohjelma on Windows 10:ssä valmiina, mutta Skypeä voi käyttää myös selaimessa.
Skypeen kirjaudutaan Microsoft-tilillä. Neuvotteluun voi kuitenkin liittyä vieraana, tiliä ei tarvitse olla. Keskustelulinkin saaneet voivat osallistua ilman rekisteröitymistä ja kokouksen voi luoda selaimessa yhdellä napsautuksella.
Ryhmävideopuheluihin käytetään paljon myös Microsoft Teams -palvelua, joka on osa Microsoft 365 -ohjelmistoa. Myös Teams-kokoukseen voi liittyä vieraana.
