Käteviä toimintoja uudessa Officessa

Myyntiin kesällä
Office 2010 -toimistopaketti tulee myyntiin vasta kesällä, mutta sen ilmainen kokeiluversio antaa hyvää esimakua siitä, millaisia muutoksia on luvassa.

Yksi uudistuksista on Microsoft Office Backstage -näkymä, joka helpottaa asiakirjojen viimeistelyä, ja jonka Info-kohdasta saat näkyviin avoinna olevan asiakirjan tiedot.

Lisäksi voit nyt tarkistaa, kuinka helppoa asiakirjasi lukeminen ja ymmärtäminen on varsinkin näkövammaisille. Office-paketin ohjelmat voivat tutkia asiakirjasi ja kertoa, miltä osin se aiheuttaa vaikeuksia näkövammaisille tai erilaisista lukemishäiriöistä kärsiville. Vaikeuksia voivat aiheuttaa esimerkiksi tekstin pieni koko tai sen väri.

Monipuolinen esikatselu
Parannetun Print preview -toiminnon eli tulostuksen esikatselun avulla vältyt puolestaan tulostamasta ja korjaamasta samaa asiakirjaa moneen otteeseen.

Muita uudistuksia Office 2010:ssä on mahdollisuus tarkastella, miten yhdestä asiakirjasta kopioitu osio käyttäytyy toisessa asiakirjassa. Esimerkiksi Excelistä kopioitu taulukko saattoi aikaisemmin aiheuttaa ongelmia, jos sen yritti siirtää Word-asiakirjaan.

Nyt se ei ole mikään ongelma. Paste preview -toiminnolla näet, miten kopioitu osa istuu uuteen ympäristöön, ennen kuin valitset liitä-toiminnon. Voit myös halutessasi säilyttää leikkeen alkuperäisen tyylin, poistaa värit esimerkiksi taulukosta tai valita kopioitavaksi pelkät tekstit.

Myös asiakirjojen kuvankäsittely on tehty entistä kevyemmäksi ja helppotajuisemmaksi. Siihen liittyvän esikatselutoiminnon avulla näet, mitä kuvalle tapahtuu valituilla toimenpiteillä, ennen kuin otat ne käyttöön. Lisäksi kuvien sovittaminen tekstiin toivotulla tavalla onnistuu nopeasti valmiiden mallien avulla.

Muistiinpanot äänellä
OneNote on ohjelma, jonka suosio on pikku hiljaa ajamassa PowerPointin ohi. Ohjelman avulla voit liittää netistä valitun leikkeen tai kuvan osaksi muistiinpanoja. Asiakirjaan ei ole pakko liittää koko kopioitua ruutukuvaa. Voit merkitä ruutukuvasta sopivan alueen ja liittää sen asiakirjaan haluamallasi tavalla.

Muistiinpanoihin on mahdollista liittää myös ympäristöstä nauhoitettua ääntä – esimerkiksi kannettavan tietokoneen yhdysrakenteisella mikrofonilla tallennettua ääntä. Sen jälkeen tiettyä sanaa napsauttamalla pystyt kuuntelemaan, mitä ympärillä tapahtui kyseistä sanaa kirjoitettaessa.

PowerPointiin liitetyn videon muokkaus on nyt mahdollista suoraan ohjelmasta käsin. Jos tarvitset vain 30 sekunnin pätkän viiden minuutin videosta, voit leikata pätkän ja muokata sen ohjelmassa, minkä jälkeen leikattu video sisältää vain halutun osuuden.

Uutta Outlook-sähköpostiohjelmassa on Ignore-painike, jolla voi esimerkiksi siirtää suoraan roskakoriin joukkopostitukseen tulleet vastaukset. Painiketta painetaan, kun haluttu viesti on valittuna, minkä jälkeen aiheeseen liittyvät viestit siirtyvät jatkossa roskakoriin.

Uuden Office 2010 -paketin beetaversiosta voi ladata kokeiluversion.